办公室文员的工作内容有哪些

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办公室文员的工作内容有哪些

  文员是公司的基层职员,一般从事文件处理工作,通常情况下,文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事务之类的工作。下面是小编为大家收集的办公室文员的工作内容有哪些,欢迎大家分享。

办公室文员的工作内容有哪些

  总述:办公室文员(会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责:

  1.接听、转接电话;接待来访人员。

  2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。

  3.负责总经理办公室的清洁卫生。

  4.做好会议纪要。

  5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

  6.负责传真件的收发工作。

  7.负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。

  8.做好公司宣传专栏的组稿。

  9.按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。

  10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

  11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。

  12.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。

  13.社会保险的投保、申领。

  14.统计每月考勤并交财务做帐,留底。

  15.管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

  16.接受其他临时工作。

  行政文员

  应具备的条件和要求

  一、学历:中专以上文化程度;

  二、工作经验:有文件管理工作经验;

  三、应具备的知识:

  1、文秘知识。

  2、文件管理知识。

  3、会做账表。

  四、具有强烈的责任心与团队意识;

  工作内容及方法简述

  一、负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作;

  二、负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪要;

  三、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作,做好公司各类档案的接受、整理、保管和统计工作,实行集中统一管理;

  四、负责各类文件档案的入库工作并做好统计;

  五、负责档案的借阅、复制和利用,根据需要,编制必要的检索工具和参考资料,注意信息反馈,为公司各部门的档案查阅提供方便,认真做好使用记录;

  六、及时收集各类档案,做好平时的立卷工作,并做好整理、修复、装订、编目和归档工作;

  七、负责归档文件的验收、鉴定,做到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、使用方便;

  八、负责定期清查档案,及时催讨借出的档案,做到账物相符;

  九、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录,落实防盗、防火、防尘等安全措施,对损坏或变质的档案,及时进行修补和复制;

  十、完成部门经理临时交办的相关任务。

  责任

  一、对文件数据的准确性负责;

  二、对所保管的文件安全保密负责;对工作程序的执行效果负责。

  权利

  有权拒绝不符合公司要求的部门或人员查阅文件…

  行政前台文员

  工作职责

  1、接待工作:访客进入接待厅,应抬头行注目礼“您好,请问找谁?”,并请访客入坐,请示后引入相关区域,在一分钟内端上茶水,并负责加水、更新烟缸;

  2、卫生清洁工作:烟缸不得超过五个烟蒂,访客离去后,三分钟内清洗好烟缸、茶杯;

  3、总机服务工作:铃响三声内必须接听,“您好,XX公司。”若自动转拨,三分钟内必须转为人工;来电找“总经理”,判定是广告类,不应直接转入,应问清何事后转接相关部门;

  4、传真信息必须在五分钟内送达相关人员;

  5、负责收发管理报纸、信函;

  6、安全工作:下班前检查复印机关机,关闭所有电源,负责关好门窗;

  7、接受行政助理安排的其它工作。

  人事文员

  工作就是协助主任做好日常管理工作。树立为领导服务、其它部门服务的思想。

  1、人事管理工作:招聘、辞退手续,人员培训等。

  2、人事事务处理,员工档案编档与管理有序化。

  3、办公室工作:文档打印、收发传真,日常考勤。

  拓展

  【办公室文员的工作注意事项】

  1.少说话,多做事。

  2.要让他充分地信任你,这个充分的信任是建立在充分交流的基础上的,目的`是你要了解他,同时也要让他充分了解你!

  3.当上司表达出与你不相同的意见时,你得仔细倾听。

  4.服装得体

  5.女职员尽量少在上司(男上司、女上司)面前化妆。

  6.当你想称赞三十岁以上的女上司漂亮时,请用"有气质"这个词,当你想奉承男上司的时候,请对他说:在您手下做事,我学到了很多为人处世的道理,我愿意能多有这样的机会。

  7.不管做什么事情都需要做汇报,最好能写个短小而又精悍的书面报告,如果不方便,可以用其他方式汇报,但请记住:书面优于口头,面谈优于电话,还有千万要记住先报告什么后汇报什么,还得讲清已做到领导交待的哪些要求,完成哪些任务等等。

  8.善于运用上司这个资源,不管何种情况下,千万别得罪上司,除非你早已有了更高的去处,不然请谨记,因为上司无论从经验上,还是从人际关系上,都有得你运用。(注:如果你认为他在某些方面还没有你掌握的多,请你别忘了,为什么他是领导,而你只是他的下属,所以一定要虚心。)

  9.在你认为自己的某一个想法比较成熟的时候,请采取一种你认为最委婉的方式向他说明你的想法,尽量能让他支持你。

  10.不管什么情况下,哪怕是你的见解被上司采纳,你也千万不能到处嚷嚷这些本来是你的想法,请你记住,所有的想法最终会成为上司的决定,而且一切多是以他的名义发出的,所以,你的目的实际上已达到了,千万不能因此而愤愤不平。不然,连你向他诉苦的那人都会对你不屑一顾的。

  11.千万不能把上司当成自己真正的朋友,请记住,在工作上你需要的是一个领导,绝不会是一个真正的知己

  一旦你真正处理好了与上司的关系,你就会觉得你们更像是伙伴而不像是上下级。作为伙伴,上司会委托你更多的任务,使你有更广阔的发展空间。

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