商务礼仪之洽谈礼仪

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商务礼仪之洽谈礼仪

  在商务活动中,为了体现相互尊重,需要通过一些行为准则去约束人们在商务活动中的方方面面,其中包括仪表礼仪、言谈举止、书信来往、电话沟通等技巧,从商务活动的场合又可以分为办公礼仪、宴会礼仪、迎宾礼仪等。下面是小编为大家带来的洽谈礼仪,欢迎阅读。

商务礼仪之洽谈礼仪

  一、会议礼仪

  1. 会前准备

  充分做好会前准备是有效参加会议的前提。开会之前应该对会议主题和议程有充分的了解,准备好参会的必备物品,并查询相关资料以备自己发言之需。

  会议着装应该整洁、得体,符合职业规范。参加会议是在众人面前展示自己,任何服装和举止的优缺点都会被放大,应该格外注意。

  如果你将在会议上发言,应该提前检查所需的视听设备和演示文件。

  准备好自己的名片,方便提前与会上新的商务伙伴进行交流。

  2. 会议签到

  参加会议时最好在会议开始前5~10分钟到达,太早或太晚都有损于你的职业形象。

  到达会场后,如果主办方预备了会议签到簿,应该首先去填写自己的信息,了解会议是否有临时改变的事项。

  进入会场后找到自己的位置就座,公文包等物品应该放在自己身后或者脚边的地上,外套不要搭在椅背上,可以自然折叠好放在身后。此时,可以将会议需要的物品放在桌子上,或者翻阅主办方为自己准备的会议资料。对其他与会者,应以友善、自然的态度进行接触。必要时可以进行自我介绍,并进行简单的交谈。

  将手机调整到震动或者关闭状态,在会议礼仪中是非常重要的。

  3. 会议进程中

  参加会议应该做笔录,认真记下会议内容,对自己工作至关重要的内容应该详细记录,如果需要用录音笔,应事先征得主办方的同意。

  会议中应该认真参与,在适当时机发表评论。在他人发言的过程中如果有没有听清楚的地方,可以在对方发言结束时大胆提出,及时提问不但能表示你的认真和敬业,还能避免因似懂非懂而给以后的工作埋下伏笔,出现失误。敢于提问而不加掩饰也是一种勇气和智慧。

  自己发言时一定要镇定、大方,思路清晰,语言流畅。如果与会人员中有人提出与自己截然相反的观点,应该允许他人发表自己的意见,即便有争论,“对事不对人”是最好的把握原则。在发言中,若自己代表的是一个团队,在措辞上应突出“我们”而不是“我 ”,你对团队的重视和荣誉感会使对方更加尊重你,赢来更多的欣赏和潜在机会。发言时,手势及体态语应该尽量少,过多的体态语会破坏自己稳重、干练的职业形象。

  会议中,不要胡乱涂鸦、做小动作,也应避免任何小声的交头接耳。与旁边的人窃窃私语是对发言人和主办方严重的不尊重,更丝毫没有职业形象可言。

  如果主办方准备的饮品是瓶装矿泉水,并且在旁边准备了水杯,应该把水倒入杯中饮用,直接饮用瓶装水是对主办方的不信任,有失尊重。

  4. 会议结束

  会议结束后应该按顺序离场,不要急于离开,在商务场合不应有任何匆忙的举动。会议资料应全部带走,不要因为个别资料似乎没有用就留在现场。与主办方人员道别时应该表示感谢。

  二、商务沟通

  进入角色的技巧:SOFTEN原则

  SOFTEN是由六种最重要的参与技巧的英文缩略组成的:

  S:Smile,微笑

  很多人在听他人讲话时会忘记这一点。他们在认真地听他人和自己讲话,容易忽略了自己的表情。微笑能够表达自己的友好,并无言地告诉对方你从心底喜欢这样的交流。

  O:Open Posture,注意聆听的姿态

  随时处于聆听的姿态能够给对方极好的暗示。暗示他人你已经准备好了听他讲话,并且关注他的每一个观点和看法。聆听的姿态往往表现为面对讲话人站直或者端坐。站直身体时全身要稳,站立时不要显得懒散,也不要交叉双臂抱在身前。

  F:Forward Lean,身体前倾

  随时处于聆听的姿态能够给对方极好的暗示。暗示他人你已经准备好了听他讲话,并且关注他的每一个观点和看法。聆听的姿态往往表现为面对讲话人站直或者端坐。站直身体时全身要稳,站立时不要显得懒散,也不要交叉双臂抱在身前。

  在交谈中不时地将身体前倾,以此表示你专心在听。

  T:Tone,音调

  在交谈中不时地将身体前倾,以此表示你专心在听。

  传递时声音、音调给对方造成的影响其实高于内容本身。声音的高低、语速、音量、声调都会对谈话的效果产生重要影响。

  E:Eye Communication,目光交流

  传递时声音、音调给对方造成的影响其实高于内容本身。声音的高低、语速、音量、声调都会对谈话的效果产生重要影响。

  对商务人士来讲,目光的交流会影响他人对你的信任评价。

  N:Nod,点头

  对商务人士来讲,目光的交流会影响他人对你的信任评价。

  偶尔向对方点头,不只表示你的赞同,同时说明你认真地听了他的讲话。

  2. 沟通中的清晰表达

  商务沟通中的表达应该清晰而准确。

  【逻辑清晰】

  表达的逻辑思路很重要,应该把握住表达的主线。如果你的每句话都很清晰,但是连贯起来,对方却弄不清楚你的观点,就是你的逻辑出现了问题。

  【信息完整】

  沟通就是为了对某件事进行充分、透彻的说明,没有经对方的确认就省略一些问题,势必给双方造成一些误解。这样的沟通效果会使人更加迷惑。

  【语言简洁】

  每个商务人士的时间都是非常宝贵的,没有人喜欢繁琐的、不必要的罗嗦。因此,在逻辑清晰和信息完整的基础上,应追求语言的简洁。

  【增加沟通色彩】

  商务沟通未必就是毫无色彩的。穿插生动的比喻和幽默的描述能够更清楚地表达自己的观点和愿望。

  3. 商务沟通中应避免的话题和语言

  商务沟通不是只谈工作上的事情,有时为了切入话题或者双方寒暄的需要,会有一些闲聊的话题。但是有些话题和语言是绝对禁止在商务场合中提及的。

  【商务沟通中应该避免提及的话题】

  自己或他人的健康状况;收入情况;个人不幸的事情;小道消息;低级笑话;宗教问题;有争议的政治问题等。

  【商务场合可以谈论的安全话题】

  天气情况;交通情况;没有争议的新闻;旅游话题;共同的经历;文学、艺术类话题;新出版的图书;对某个问题的赞美之词。

  【沟通中应避免使用的语言】

  俚语:这样的话显得非常随便。

  秽语:这类词语即便使用缩写,也会显得讲话人素质不高。

  卖弄的语言:会立刻引起对方的反感。

  歧视他人的话:会给他人深刻的印象,并从中了解了你个人的价值取向。

  三、谈判礼仪

  1. 礼敬对方、善于倾听

  在谈判过程中,无论各方有多大的分歧,无论中间发生什么状况,都应该排除一切干扰,始终如一地对谈判对手表现礼貌,时时处处表现出对谈判的真诚。

  礼敬对方是谈判的基础。有资料显示,在谈判中态度友好、面带微笑、谈吐文明、举止有礼的人能够在一定程度上消除对方的反感和抵触心理,更容易提高谈判成功的可能性。

  在谈判学中有句名言:“最廉价的让步就是让对手清楚,你在全神贯注地倾听他的发言。”耐心的倾听既能体现对他人的尊重,还有助于了解对方的需求,洞察对方的思想,从而准确把握事实真相,随时调整谈判策略。在倾听的同时可以观察对方的表情、神态、举止等细节,通过身体语言来透视对方。全面的观察和整体的思考有助于谈判朝着有利于自己的方向进行,提高成功的可能性。

  在倾听中可以运用语言技巧鼓励对方充分发表自己的意见。使双方保持在互动交流的氛围中,有助于控制谈判的局面。

  2. 适时提问、控制节奏

  在谈判中,适时地向对方提出问题,可以调动对方的积极性和注意力。适时、巧妙地提问要注意以下几点:

  【提问的时机和方式】

  提问时不能打断对方的发言,在对方发言的间歇或是自己发言的前后可以提出自己的问题;也可在规定的辩论时间内进行提问。

  提问的方式可以根据不同的情况和目的灵活掌握。希望得到对方明确的回答时可以采用澄清式的提问;婉转地让对方表明自己的态度和意图时可以采用借助式提问;希望对方贴近自己的观点时可以采用暗示性较强的引导式提问;要求对方在一定范围内做出回答,可以采用选择式提问。需要说明的是,选择式提问会有咄咄逼人之感,对局面有充分的判断和把握时才能使用。

  【提问的内容】

  提问的内容应紧紧围绕谈判的中心和主旨。与谈判无关、涉及对方隐私、对对方含有敌意以及暴露自己弱点的内容都应该避免。提问时应该考虑到对方可能的回答,如果对方的反问会使自己难以“接招”,那么自己的提问就是非常失败的。

  提问前应进行精心准备,问题之间要有一定的内在联系,不能跳跃过大,问题的引入也应该是循序渐进的。

  3. 清晰阐述、策略为先

  在阐述自己的思想、观点、立场和方案时,要讲究语言艺术和讲话策略。

  【清晰阐述】

  阐述清晰有力,语言尽量平和,避免生硬的词汇。一般来讲,陈述句感情色彩较淡,反问句、祈使句、排比句则显得咄咄逼人。总之,要考虑到对方的接受程度,阐述时给对方留有余地是必要的。

  【善于把握角度和节奏】

  阐述不只可以阐明自己的观点和意志,还可以诱导对方步入自相矛盾的境地,打乱对方事先准备的步骤和策略,消耗对方的精力和耐力,从而挫伤对方的锐气。从容不迫、速度适中

  从容不迫是一种礼仪风范,也是一种心理战术,能够给对方以心理压力。谈判的过程在相当意义上是心理的较量过程。因此,阐述时控制速度也是谈判成功的重要砝码。

  4. 有礼有节、冷静辩论

  辩论是谈判中必不可少的环节,理智、冷静、敏捷、适度是最佳的辩论状态。

  【态度平和,理智为上】

  镇定自若、平和有礼能够使人在心理上高人一筹,有经验的商务人士都会避免唇枪舌战的辩论情况发生。

  【以客观事实为论据,提高说服力】

  有力的论据是说服对方的内在力量,以客观事实进行论证更容易使对方信服。

  【注重逻辑性】

  语言的逻辑性能够表现出难以想象的强大力量,深浅适度、步步为营,有助于你在辩论中取得最终的胜利。

  四、座次礼仪

  1. 身份不同、位置不同

  参与不同的会议或洽谈,我们的身份不尽相同。当我们是主人时,应以客人为尊,把客人安排在最优越、最舒适的位置就座,而主人应该处于能够把握全局、有利于会议正常进行的位置。

  在团队中,我们对个人的位置应该有清楚地判断。商务活动中,上下级关系永远排在第一位;其次是年龄,在相同的级别中以年长的同事为先;再次是性别,在级别相同、年龄相仿的参会人员中,以女士优先。

  2. 判断座次尊卑的基本原则

  【尊左与尊右】

  按照国际惯例,“以右为尊”是普遍适用的次序原则。

  在座次安排上,首先要看会议的性质。政务会议、国企内部的大型会议,一般仍然遵守“左为上”的原则;其他商务、社交、涉外活动一般遵循“以右为尊”的国际惯例。

  【中间与两边】

  中间的位置为上,两边为下。相比两边的位置,位于中间的人讲话更能使两边的人都清楚地听到,更便于与两边的人进行交流。

  【前排与后排】

  前排为上,后排为下。“前”总是与“领先”相关。在会议中前排适宜安排更重要的人士。

  【面门为上】

  面门为上,背对门为下。面门的位置比背对门的位置更加优越。

  除了以上四项原则,针对不同的会场情况,还应该以使会议合理、高效进行为原则来判断座位次序。

  3. 不同会议现场的座次分析

  【长方形会议桌】

  这种会议桌适用于内部会议或者双边谈判的现场。进行内部会议时,职务最高的人应该位于短矩形边的一侧,并且应该面门而坐。进行双边谈判时,双方可分别坐于桌子长边的两侧。各方职位最高者应在居中的位置,职位排在第二位的人坐在他的右边,第三位者坐左边,依次排列。

  【椭圆形会议桌】

  适用于内部会议,职务最高的人应该位于椭圆形会议桌的一头。

  【U字形会议桌】

  适用于内部会议。

  【圆形会议桌】

  适用于回避座次概念的内部会议或者多边谈判。圆桌会议刻意体现与会人员平等互利的原则,淡化了尊卑概念。

  【设有主席台的会议桌】

  内部大型会议或者对外新闻发布会一般采用这样的会议形式。主席台座次排列为前排高于后排、中间高于两边、右边高于左边。主持人的位置可以在前排中间也可以在最右端,发言席在主席台正前方或右前方。台下与会人员与主席台面对面,遵循同样的`座次原则。

  【特殊情况】

  会见:官方或正式会见时,可以安排宾主并排而坐,客人坐在右侧。主客随行人员分别在两侧就坐,与宾主双方呈U字形。

  茶话会:茶话会一般不针对具体的商务事宜,主要以联谊和沟通为目的,是商务色彩非常淡薄的一种会议形式。因此,茶话会可以不讲究座次礼仪,以便于大家交流为主。在室内,可以将椅子围成一圈,或者直接采用圆形会议桌,大家随意就座。在室外,座位可以随意调整,营造舒适、自由的交流空间。

  商务礼仪原则

  1.尊敬原则

  尊敬是礼仪的情感基础。在我们的社会中,人与人是平等的,尊重长辈,关心客户,这不但不是自我卑下的行为,反而是一种仪,说明一个人具有良好的个人内的素质。敬人者恒敬之,爱人者恒爱之;人敬我一尺,我敬人一丈。善于对别人表示尊重,接受对方、重视对方、赞美对方。礼的良性循环就是借助这样的机制而得以生生不已。当然,礼貌待人也是一种自重,不应以伪善取悦于人,更不可以富贵娇人。尊敬人还要做到入乡随俗,尊重他人的喜好与禁忌。总之,对人尊敬和友善,这是处理人际关系的一项重要原则。

  2.真诚原则

  商务人员的礼仪主要是为了树立良好的个人和组织形象,所以礼仪对于商务活动的目的来说,不仅仅在于其形式和手段上的意义。同时商务活动的从事并非短期行为,从事商务,讲究礼仪,越来越注重其长远利益,只有恪守真诚原则,着眼与将来,通过长期潜移默化的影响,才能获得最终的利益。也就是说商务人员与企业要爱惜其形象与声誉,就不应仅追求礼仪外在形式的完美,更应将其视为商务人员情感的真诚流露与表现。

  3.谦和原则

  谦和既是一种美德,更是社交成功的重要条件。谦和,在社交场上即表现为平易近人、热情大方、善于与人相处、乐于听取他人的意见,显示出虚怀若谷的胸襟,因为对周围的人具有很强的吸引力,有着较强的调整人际关系的能力。我们此处强调的谦和并不是指过分的谦和、无原则的妥协和退让,更不是妄自菲薄。应当认识到过分的谦虚其实是社交的障碍,尤其是在和西方人的商务交往中,不自信的表现会让对方怀疑你的能力。

  4.宽容原则

  宽即宽待,容即相容,宽容,就是心胸坦荡、豁达大度,能设身处地为他人着想,谅解他人的过失,不计较个人的得失,有很强的容纳意识和自控能力。中国传统文化历来重视并提倡宽容的道德原则,并把宽以待人视为一种为人处世的基本美德。从事商务活动,也要求宽以待人。接受对方,不要为难对方,让对方难堪。表现在交谈时有三不准,即不要打断别人,不要轻易的补充对方,不要随意纠正对方,因为事物的正确答案不只一个[6]。在人际纷争问题上保持豁达大度的品格或态度。在商务活动中,出于各自的立场和利益,难免出现冲突和误解。遵循宽容的原则,凡事想开一点,眼光看远一点,善解人意、体谅别人,才能正确对待和处理好各种关系与纷争,争取到更长远的利益。

  5.适度原则

  人际交往中要注意各种不同情况下的社交距离,也就是要善于把握住沟通时的感情尺度。古话说:君子之交淡如水,小人之交甘如醴。此话不无道理。在人际交往中,沟通和理解是建立良好的人际关系的重要条件,但如果不善于把握沟通时的感情尺度,即人际交往缺乏适度的距离,结果会适得其反。例如在一般交往中,既要彬彬有理,又不能低三下四;即要热情大方,又不能轻浮谄谀。所谓适度,就是要注意感情适度、谈吐适度、举止适度。只有这样才能真正赢得对方的尊重,达到沟通的目的。

  6.自律原则

  从总体上来看,商务礼仪的具体规范由对待自身的要求与对待他人的做法这两大部分所构成。对待个人的要求,是商务礼仪的基础和出发点。学习,应用商务礼仪时,首先需要自我要求、自我约束、自我对照、自我反省、自我检点,这就是所谓自律的原则。

  7.互动原则

  在商务交往中如欲取得成功,就必须无条件地遵守互动的原则。所谓互动,在此具体含义有二:一是要求商务人员在其商务往来中必须主动进行换位思考、善解人意。换位思想的基本点,就是要求商务人员必须伤愈体谅交往对象的感受。二是要求商务人员在其商务活动中要时时、处处做到交往以对方为中心。交往礼仪中的白金法则:别人希望你怎么对待他们,你就怎么对待他们从研究别人的需求出发然后调整自己行为,运用我们的智慧和才能使别人过的轻松、舒畅。[7]也就是说,不允许无条件的自我为中心。具体运用商务礼仪时,互动的原则永远都不容许被忽略。

  8.沟通原则

  在商务交往中,人们通常有接触才会了解,有了解才会有沟通,有沟通才会互动。因此,可将沟通视为商务交往中人与人之间的互动之桥。在商务礼仪中,沟通的原则要求商务人员在其商务交往中,既要了解交往对象,更要为交往对象所了解。礼仪的主旨在于尊重,而欲尊重他人,就必须首先了解人,并令自己为对方所了解。这样,才能实现有效的沟通。

  9.遵守的原则

  在商务交往中,每一位参与者都必须自觉、自愿地遵守商务礼仪,以商务礼仪去规范自己在交际活动中的一言一行,一举一动。对商务礼仪,不仅需要学习、了解,更重要的是学了就要使用,要将其付诸个人社交实践。在商务活动中,任何人,无论身份高低,职位大小,财富多少,都有自觉遵守、应用商务礼仪的义务,否则,就会收到公众的指责,其商务交往就难以成功,这就是遵守的原则。没有这一条,就谈不上商务礼仪的应用、推广。

  10.平等的原则

  在具体运用商务礼仪时,允许因人而异,根据不同的交往对象,采取不同的具体方法。但是,与此同时必须强调指出:在商务礼仪的核心点,即尊重交往对象、以礼相待这一点上,对任何交往对象都必须一视同仁,给予同等程度的礼遇。不允许因交往对象彼此之间在年龄、性别、种族、文化、职业、身份、地位、财富以及与自己关系亲疏远近等方面有所不同,而厚此薄彼,区别对待,给予不通待遇。这便是商务礼仪中平等原则的基本要求。

  商务交往的基本礼仪

  电话礼仪

  在接听电话时你所代表的公司而不是个人,所以不仅要言语文明、音调适中,更要让对方能感受到你的微笑。同时,也不要忘记每一个重要的电话都要做详细的电话记录,包括来电话的时间,来电话的公司及联系人,通话内容等,这样才能为将来开展业务奠定良好的基础。

  迎送礼仪

  当客人来访时,你应该主动从座位上站起来,引领客人进入会客厅或者公共接待区,并为其送上饮料,如果是在自己的座位上交谈,应该注意声音不要过大,以免影响周围同事。切记,始终面带微笑。

  名片礼仪

  递送名片时应用双手拇指和食指执名片两角,让文字正面朝向对方,接名片时要用双手,并认真看一遍上面的内容。如果接下来与对方谈话,不要将名片收起来,应该放在桌子上,并保证不被其他东西压起来,这会使对方感觉你很重视他。参加会议时,应该在会前或会后交换名片,不要在会中擅自与别人交换名片。

  介绍礼仪

  介绍的礼节是行为大方得体。介绍的原则是将级别低的介绍给级别高的;将年轻的介绍给年长的,将未婚的介绍给已婚的,将男性介绍给女性,将本国人介绍给外国人。

  握手的礼仪

  愉快的握手是坚定有力,这能体现你的信心和热情,但不宜太用力且时间不家过长,几秒钟即可。如果你的手脏或者很凉或者有水、汗,不宜与人握手,只要主动向对方说明不握手的原因就可以了。女士应该主动与对方握手,同时不要戴手套握手。另外,不要在嚼着口香糖的情况下与别人握手。

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上一篇 2022年7月21日 下午1:37
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