英文书信格式知识

英文书信格式知识

  英文书信在我们生活中有着很大的作用和用途,那我们知道它的格式要求吗?下面小编搜集整了英文书信格式知识给大家,欢迎阅读,供大家参考。

英文书信格式知识

  英文书信格式

  英文书信一般可由信头、信内地址、称呼、信的正文、结束语、签名、信封几个基本要素组成。根据实际需要,还可以加上附件等要素。

  ① 信头 ( Heading )

  信头又称信端,一般写在信纸的右上角,包括寄信人通信地址和写信日期。第一行先写寄信人的门牌号码,再写街道名称;第二行先写县市名称,再写省份名称,往右空两个字母宽的位置,再写上邮政编码。如果信是寄给国外的,寄信人还应该写第三行,这行写自己国家的名称,最后一行写写信的日期。每行的后面可用标点符号,也可以不用。如用,前面几行的末尾都用逗号,写信日期的后面则用句号,如:

  Shangai No. 1 Middle School

  Shanghai 200062,

  P.R.China,

  Nov.8, 2005.

  ② 信内地址 ( Inside Address )

  信内地址位于左上角。在信头之后,下空两三行,从左边顶格处写起。第一行写称呼和姓名,第二行写收信人的单位名称,第三行写地址,地址中每个词的首字母要大写,如:

  Dr. David Fuller

  Graduate Studies

  Northern State University

  1200 South Jay Street

  Aberdeen, SD57401-7198

  U.S.A.

  ③ 称呼 ( Salutation )

  在正式公文中,一般用Formal (正式)的称呼;在半公半私的信件中,可用Less formal(次正式)的称呼;在社交信件中,尤其是亲属与好友之间的通信,可用Informal(非正式)的称呼。

  ④ 信的正文 ( The Body of the Letter )

  一般来说,一封好的英文书信应符合正确、简洁、明了、礼貌这几个基本要求。

  书信的格式也有平头和缩头之分,在平头里,每段每行的首字母与称呼及信内地址的首字母垂直排齐,每段之间的段距比行距要大一些,一般为两行;在缩行式里,每段第一行首字母应往右缩进两三个字母,每段之间的段距与行距相等。不论是平头式还是缩行式,书信正文应从称呼之下两三行处开始。

  ⑤ 结束语 ( Complimentary Close )

  事务信件中常用的结束语有:

  Truly yours,

  Yours truly,

  Respectfully yours,

  Yours respectfully,

  Faithfully yours,

  Yours faithfully,

  Sincerely yours,

  Yours sincerely

  社交信件中常用的结束语有:

  Sincerely yours,

  Yours sincerely,

  Affectionately yours,

  Yours affectionately,

  Obediently yours,

  Yours obediently,

  Intimately yours,

  Fondly yours,

  Yours devoted friend,

  Yours,

  Ever yours,

  As ever,

  Lovingly yours,

  Lovingly

  ⑥ 签名 ( Signature )

  写信人要在结束语下面签名,以表示对信件中的全部内容负责。签名和结束语应写在正文之下两三行中间偏右位置,但现在为了打字方便,很多人将这两个部分分别打和签在信纸左端、正文之下两三行处,与信内地址、称呼以及正文各段的左端垂直排齐,如:

  Sincerely

  _______Signature (签名)

  David Raymond

  Chairman

  Organising Committee of the Conference

  ⑦ 附言(Postscript)

  可以用P.S. 补上遗漏的话。通常在信末签名下面几行的.左方,应与正文齐头。在正式的信函中,应避免使用附言。

  ⑧ 附件(Enclosure)

  信件如果有附件,可在信纸的左下角,注上Encl: 或Enc:。如果附件不止一项,应写成Encls: 或Encs:

  英文书信结构要素

  (1 )信头(Letterhead)。

  信头包括发信人的地址和发信日期。很多人不太注意保留信封,在信内的打上发信人地址就方便收信人回信。如果使用已经印好信头的信纸,就只要打上发信日期。信头位于信的最上方,原则上首先按从小到大的顺序(正好与中文书信相反),门牌号码和街名或单位名占一行(太长可占两行),城镇名和邮政编码占一行,国名占一行。然后是发信日期,它是信头的最后一行,可以写成日月年(英式)也可写成月日年(美式),如:May8,1996或8May,1996. 必然说明的是,月份要写英文名称,否则有可能产生歧义,如5/8/1996,美国人会理解为1996年5 月8 日,而英国人则理解为1996年8 月5 日。

  (2 )封内地址(Inside Address)。

  封内地址包括收信人的姓名和地址。封内地址必须和信封地址一致,否则就是出了差错,收信人此时可将信退回或按封内地址转寄。封内地址的第一行是收信人姓名,第二行职务,从第三行开始写收信人地址,写出法原则上和写发信人地址一样。

  (3 )称呼(Salutation)。

  称呼应与亲近程度相吻合。最为正式的也是最不亲近的称呼为Dear Sir(英国用)或Dear Genteman (美国用),一般用于给政府机关、官员的公函中,或用于首次往来的商业书信中。比较熟识的人由应称他的姓,最随便也是最亲近的称呼是直呼其名,一般用于亲朋好友,但应注意,称姓时只称姓,不要又称名,而称名时不要加Dr或Mr. 如某人全名为William.另外,如果对方为女性却不知应称Mrs.还是Miss时可称Ms. 。称呼后面的标点英国人习惯用逗号,而美国人习惯用冒号(亲朋好友之间可用逗号)。

  (4 )正文(Body)。

  正文是信的主体,和中文书信的要求一样,正文的内容要主题突了出、层次清楚、语言简洁、表达准确。如果正文很长需要几张信纸联页时,则应在每张联页左上端都注明页数和收信人名称,如:Mr.WilliamJ.Hall

  (5 )结束语(Complimentary Close)。

  结束语是习惯的客套用语,它必须和前面的称呼遥相呼应。如果前面称Dear Sir,则应选择下列结束语:Very simcerely yours ,Vedry respecrfully yours,Very truly yours ,Sincerely yours 或Yours sincedrely,Respe-crfullky yours 或Yours respecrfullyFaithfully yours 或 Yours faith-fully.如果前面称姓,则应选择下列是结束语:Sincerely yours 或Yours sincerely ,Truly yours 或Yokkurs truly ,Yours ever. 如果前面称名,则表示写信人与收信人的关系亲近友好,应选择下列结束语:SincerelyYours,Love,All my love.

  (6 )签名和发信人姓名(Signaturd and Name Addresser)。

  签名因为是亲笔手写,可能不好辩认,因此必须还要打印出来。签名只需签姓名,不需加Mr. 或Mrs.,以及学位头衔等,但打印姓名时,因为中文名没有性别之分,所以中文拼音名前就加Mr.或Mrs.,Miss.,Ms.,以便收信人辨认,英文名男性不必加Mr.,但女性要加Mrs.,Miss.,Ms. ,打印名后面可加学位头衔等。

  一封完整的英文书信必须依序包含上述六个要素。如果信件有附件并有必要提醒收信人,可在第六个要素之后加上附件注记(Enclosure 或Encl.)。如果整封信写好后又发现遗漏了什么,可在附件注记之后加上又启(Postscript)或其缩写(P.S.)进行补充。

  英文社交书信常用句

  1. i am so pleased/glad/delighted/thrilled to hear that…

  2. please add my warmest congratulations to.

  3. it was a great pleasure to hear the good news that …

  4. congratulations on your recent promotion.

  5. please accept my congratulations on.

  best wishes for the future

  (a) i wish you every success.

  (b) all the very best for the future.

  (c) i rejoice in your good future.

  (d) may your future be as successful as you have always been.

版权声明:本文内容由互联网用户自发贡献,该文观点仅代表作者本人。本站仅提供信息存储空间服务,不拥有所有权,不承担相关法律责任。如发现本站有涉嫌抄袭侵权/违法违规的内容, 请发送邮件至 hailundali@foxmail.com 举报,一经查实,本站将立刻删除。

(0)
上一篇 2022年7月25日 下午2:35
下一篇 2022年7月25日 下午2:51

相关推荐